APLICACIÓN DEL SISTEMA EN LA ADMINISTRACION, CONTABILIDAD Y FINANZAS

Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras, también se conoce como una herramienta empresarial que permite y mantiene el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa. Un sistema de contabilidad debe abarcar los siguientes elementos: hardware donde se procesa la información, software propiamente dicho, recursos humanos, políticas y normas contables adoptadas por la entidad. El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA Dependiendo de la manera en que se efectúan la mayor parte de las operaciones (método), los sistemas administrativos y principalmente los sistemas de procesamiento de datos, pueden ser: manuales, mecánicos y electrónicos.

a) Manual: Los datos son registrados manualmente, con el uso de lápiz o pluma sobre documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son transferidos de un lugar a otro en forma manual. La búsqueda del archivo es manual..

b) Mecánico: Este sistema emplea dispositivos mecánicos que permiten, en comparación con los manuales, un proceso de datos más eficiente. No obstante, debemos considerar que estos mecanismos no desplazan totalmente los procesos manuales. La recopilación de datos fuente se logra a través de mecanismos como máquina de escribir, caja registradora, impresora de cheques, fotocopiadora. Como ventaja podría considerarse el hecho de que permite incrementar grandemente la velocidad y exactitud de los procesos. Una de las desventajas es que el proceso no es continuo, pues operaciones entre proceso y proceso se realizan muchas veces manualmente, tomando resultados de las máquinas, transfiriéndolas a otras, con la consiguiente posibilidad de error.

c) Electrónico: Son los sistemas en los que se utilizan computadoras. El desarrollo más reciente en el procesamiento de datos lo constituye la computadora electrónica que merece gran interés debido a su capacidad muy superior para efectuar cálculos y otras funciones a velocidades increíbles. Generalmente, las computadoras pueden efectuar en forma automática todos los pasos manipulativos en el ciclo de procesamiento de datos.

SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Un sistema de producción es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción, ejecución y el planteamiento de un proceso industrial. Estos sistemas son los responsables de la producción de bienes y servicios en las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se emplean. De la misma manera los sistemas de producción tienen la capacidad de involucrar las actividades y tareas diarias de adquisición y consumo de recursos. Estos son sistemas que utilizan los gerentes de primera línea dada la relevancia que tienen como factor de decisión empresarial. El análisis de este sistema permite familiarizarse de una forma más eficiente con las condiciones en que se encuentra la empresa en referencia al sistema productivo que se emplea. Para el diagnóstico del entorno ecologista, esta no lleva junto con esto, es decir, este tipo de sistema de producción, no va con el tema que se lleve a cabo en este tipo de trabajo. Clasificación de sistemas de producción Existen diferentes sistemas productivos, pero en la realidad es difícil encontrar un tipo en estado puro, porque suelen ser sistemas híbridos. Tradicionalmente se distinguen los siguientes tipos de procesos productivos: · Producción por proyectos · Producción continúa · Producción por lotes

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS El sistema financiero es un mercado regulador que facilita la movilidad de flujos entre las empresas. Se puede definir como el proceso de obtener y agregar fondos para el adecuado funcionamiento de os diversos subsistemas que integran una organización para poder alcanzar objetivos organizacionales. Se ocupa de los estudios de adquisiciones de dinero, rentabilidad, inversiones, liquidez, reinversiones, de estar al día de las fluctuaciones en el mercado, de conocer las tendencias económicas y sus implicaciones, de mantenerse al tanto de la legislación fiscal; es una función básica de planeación, pronóstico, cálculo y de aprovisionamiento de dinero. Se ocupa de procurar y mantener el equilibrio económico de la empresa. Clases de finanzas en las empresas Finanzas de empresa. Se ocupa del dinero, se dedica a la administración de fondos y a su administración. Objetivos de la administración financiera · La maximización del valor actual neto de la empresa · La financiación para la actividad comercial y respaldar sus operaciones, las inversiones de capital y crecimiento · Analizar información financiera. · Informar sobre el rendimiento de la inversión o del capital empleado Importancia de la administración de finanzas La nómina, compra de materia prima, equipar una fábrica de maquinaria y la publicidad entre otros. Las finanzas hacen posible afrontar necesidades y su administración es de vital importancia para toda la empresa. El Gerente financiera se enfrenta a dos problemas básicos: cuanto debería invertir la empresa y en que activos debe hacerlo y como deberían conseguirse los fondos para tales inversiones. Intercompensación riesgo /rendimiento Las decisiones financieras fluyen en el nivel del precio de sus acciones, afectan el grado de riesgo, y el tamaño de su corriente de flujo de efectivo. El administrador financiero busca el punto de equilibrio entre el riesgo y la rentabilidad y este punto se llama Intercompensación riesgo/ rendimiento.

ANÁLISIS DE SISTEMAS, CICLO DE VIDA, DESARROLLO DE SISTEMAS El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información. Un sistema contable será eficaz si existen una serie de métodos que aseguren que:

a) Se identifican y registran todas las transacciones válidas.

b) Se describe el tipo de transacción y se mide el valor de la misma.

c) Se determina el momento en el cual se producen las transacciones. El sistema contable y sus cuatro elementos esenciales.

• Producto o salida esperada: Estados financieros y registro contable de todas las operaciones de la empresa.

• Entradas o Insumos: Documentos que respaldan operaciones de la empresa.

• Recursos con que se cuenta: Personal que labora en el departamento, equipo como computadoras, sumadora entre otros.

• Proceso: Elaboración de los estados financieros y el registro de operaciones de la empresa.

El establecimiento de un sistema de contabilidad en una entidad es un proceso complejo que si no está bien elaborado puede influir negativamente en los resultados de la gestión empresarial, por eso hoy en día el sistema contable debe instalarse y ser operado por personal calificado. El primer paso que tiene que dar el contador de una organización es el establecimiento del sistema contable, es decir planificar y poner en funcionamiento la forma en que va a fluir la información dentro de la empresa Se trata de establecer clasificación de cuentas, libros a utilizarse, formas, procedimientos y controles que sirvan para contabilizar y controlar los bienes, las obligaciones, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones, lo cual va a plasmarse en normas y métodos diseñados en los manuales. Por eso el contador o el responsable de la implementación del sistema contable debe: · Estudiar la naturaleza del negocio. · Analizar el tipo de operaciones que deben ocurrir. · Diseñar y seleccionar formas y registros necesarios para anotar las operaciones. · Estimar los costos de dichos registros. · Tener dominio de los equipos a utilizar · Reclutar y seleccionar el personal así como proceder a su adiestramiento y compenetración con el sistema a instalar Una vez diseñado el sistema contable se debe proceder a la estructuración del mismo pasando al registro de las transacciones contables y realizando periódicamente la verificación o auditoria de los asientos en los libros, garantizando su veracidad, para un posterior análisis e interpretación de los resultados por parte de la administraciones de la organización. El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario. Según James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tiene un uso amplio en cada una de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada. · Ciclo de vida clásico del desarrollo de sistemas El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. · Método de desarrollo por análisis estructurado Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar esta dificultad por medio de:

1. La división del sistema en componentes

2. La construcción de un modelo del sistema. · Método del prototipo de sistemas La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso. Este método contiene condiciones únicas de aplicación, en donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o información, o donde los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos. Así mismo este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación